Doe-het-zelf-tool voor kennisdeling
Nooit meer een braindrain dankzij Wisbits
Hoe ontsluit je de schat aan kennis en ervaring die in de hoofden van je werknemers zit? Het maken van e-learnings is tijdrovend en duur. Maar niet met de nieuwe mkb-tool van Wisbits, vertelt Nicole van ‘t Wout (blendIN solutions). Medische-hulpmiddelenproducent TechniCare is een van de vijf mkb-bedrijven die er al mee werken. Eigenaar Arjan van de Voorde heeft goede ervaringen: “Dit scheelt ons uren in de week. Belangrijker nog: medewerkers zijn veel meer betrokken.”
Nicole van ’t Wout, jij bent het gezicht van Wisbits. Kun je kort vertellen wat jullie hebben ontwikkeld?
Nicole: “Met de leerinnovatie Wisbits hebben we een tool gemaakt waarmee mkb-bedrijven hun kennis en expertise zelfstandig in mobiele learnings oftewel m-learnings kunnen vangen. Die hele schatkist kunnen ze delen met professionals. Intern, maar bijvoorbeeld ook met klanten, patiënten of anderen die baat hebben bij die kennis. Zij zien de m-learnings in een app op hun mobiele telefoon of tablet.”
TechniCare maakt zorgproducten. Hoe gebruiken jullie deze tool?
Arjan: “Wij maken bijvoorbeeld filmpjes om een productieproces in beeld te brengen: hoe zet je iets van kop tot staart in elkaar? Hoe gebruik je een montagehandleiding? Hoe las je een mobilizer in elkaar – dat is een rollator met een infuusstang eraan – en wat zijn belangrijke dingen om in de gaten te houden tijdens dat proces?”
Waarom is dat zo belangrijk?
Arjan: “Technicare zit vol met kennis, maar die kennis zit in onze vakmensen. Zij doen veel handelingen zonder dat ze er zelf erg in hebben. Door die kennis in e-learnings te vangen, kunnen collega’s elkaars werk makkelijker ondersteunen of overnemen. Als iemand ziek wordt of vertrekt, komen we niet stil te staan. Er gaan geen processen mank, wat invloed kan hebben op de kwaliteit en de doorlooptijd. We verlagen de bedrijfsrisico’s.”
Nicole: “Door ervaren collega’s te filmen terwijl ze iets voordoen, vang je al die situaties waarover zo’n collega achteraf zegt: ‘ja, maar dat had je zo moeten doen!’ Of: ‘dat had veel makkelijker gekund’, of ‘hé, ze zijn dit vergeten’. Je vangt ook de onbewuste bekwaamheid, al die ‘dat-is-toch-vanzelfsprekend-momentjes’.”
Gebruikt Technicare de m-learnings voor het opleiden van collega’s
Arjan: “Niet alleen. Gaandeweg kwamen we erachter dat het ook voor klanten heel handig is. Wij maken bijvoorbeeld verlosbedden en daarbij leggen we aan een groep verpleegkundigen uit hoe zo’n bed werkt. Maak je een m-learning, dan kunnen ze die terugkijken. Zo voorkom je dat we nog drie keer moeten terugkomen omdat iemand vergeten is een stekker in het stopcontact te doen.”
Nicole: “Bovendien kun je alle verpleegkundigen van de afdeling bereiken, niet alleen degenen die op het moment van de uitleg aanwezig zijn. Een afdelingsleider kan bijvoorbeeld tegen alle verpleegkundigen zeggen: wij willen dat jullie de m-learning minimaal drie keer doorlopen voordat je met het bed gaat werken. Zo til je de kwaliteit in één keer naar een hoger level.”
Wat zijn de eerste stappen die Technicare heeft gezet?
Arjan: “Na de kick-off hebben we eerst een nulmeting en een teamsessie gedaan. We hebben onze werknemers gevraagd: waar zou jij graag m-learnings over willen zien? Hoe zouden m-learnings Technicare kunnen helpen? Sommige werknemers waren eerst niet echt geïnteresseerd. Maar toen we tien minuten onderweg waren, zag je die houding veranderen.”
Nicole: “Ineens werd duidelijk: ‘Dit wordt niet topdown ingevlogen, dit gaat over de vragen waar ik in mijn werk steeds weer tegenaan loop’.”
Arjan: “Iedereen werd enthousiast, dat was superleuk om mee te maken.”
En doe je dan in de aanloop naar elke m-learning weer zo’n sessie?
Arjan: “Dat hangt ervan af. Een teamsessie doe je bijvoorbeeld over logistieke knelpunten. Waar vind ik de spullen die ik nodig heb om te gaan lassen, draaien of frezen? Dat is niet een probleem van één werknemer, daar wil iedereen een oplossing voor hebben of over meedenken. Maar de kennis die een lasser in zijn hoofd heeft over het maken van een specifiek product, dat gaat niet iedereen aan. Zo’n m-learning maak je met één of twee mensen.”
Nicole: “Dat is geen teamsessie, maar een kennissessie; je gaat in een intervisie-achtige setting in gesprek met de mensen die kennis hebben van een specifiek thema. Daar haal je alle kennis uit de koppies omhoog waarvan die mensen zeggen: dat moeten we borgen.”
Hoe maak je van die kennis een m-learning?
Nicole: “In Wisbits vind je evidence-informed blauwdrukken die zijn ontwikkeld door leerexperts. Dit zijn ‘treintjes’ van content waar een kennishouder zijn kennis in kan onderbrengen. Er is bijvoorbeeld een blauwdruk voor een microlearning (een heel korte m-learning, bijvoorbeeld: ‘wat te doen bij brand?’), maar ook voor een blended leertraject (online en fysiek leren). Maar je kunt natuurlijk ook een m-learning maken zonder blauwdruk. Vervolgens krijgt de persoon aan de andere kant, degene die leert, de content gepersonaliseerd aangeboden op zijn telefoon. Je volgt de thema’s die voor jou relevant zijn. Alle Wisbitjes daarover komen in jouw feed naar voren.”
Als mkb’er denk ik nu; ‘wow’, maar ook: ‘daar ben ik vast veel tijd aan kwijt.
Arjan: “Mkb’ers houden van aanpakken en doordouwen. Met deze tool kan dat. Als je er een beetje bekend mee bent, heb je binnen vijf minuten een complete handleiding van een product staan.”
Nicole: “En je kunt het zelf, je hoeft niet naar een externe ontwikkelaar toe. Daardoor is de doorlooptijd sneller, het kostenplaatje gunstiger. Waar je normaal één e-learning inkoopt, kun je nu zelf oneinding veel m-learnings maken.”
Hoeveel e-learnings maakt Technicare per week?
Arjan: “Dat is heel verschillend. Werken we aan bekende producten – zeg een order voor 25 verlosbedden – dan zijn er soms wekenlang geen. Maar beginnen we met een nieuw product, dan maken we bij alle knelpunten meteen een e-learning. Dan zijn het er zomaar een paar per week.”
Hoe moet een e-learningtool eruitzien om goed aan te sluiten op de behoeften van het mkb?
Nicole: “Normaal gesproken zitten verschillende soorten learnings in verschillende apps. Wat bij mkb’ers naar voren komt, is dat ze één tool voor verschillende doelen en doelgroepen willen gebruiken. Daarom kun je nu zeggen: ik doe mijn onboarding in Wisbits, maar ook mijn performance support en mijn customer support. Ook willen mkb’ers een goede zoekfunctie, die hebben we op verzoek van Technicare toegevoegd. En verder ben je er nog niet als de leertechnologie staat. Mkb’ers willen ook weten: hoe zet ik een leerlijn in elkaar? Hoe maak ik eengoed instructiefilmpje? Hoe kan ik m-learnings inzetten voor assessment? Als ik deze m-learning ergens geaccrediteerd wil krijgen, hoe doe ik dat? Hoe kan ik m’n data gebruiken? Daarvoor hebben we een community opgezet.”
Een leercommunity voor mkb’ers?
Nicole: “Ja, daar horen allerlei workshops bij van onze leerexperts. Wisbits over het maken van Wisbits, maar ook: hoe kun je nou een onboarding maken? Dus heel praktisch. In de community leren ondernemers ook rechtstreeks van elkaar. Die community is belangrjik, omdat ondernemers met de kennis die ze daar opdoen pas écht zelfstandig met m-learnings aan de slag kunnen.”
Welke opbrengsten zien jullie bij Technicare?
Arjan: “Er is meer rust. Dingen lopen beter, efficiënter. Als je geen kennis deelt, loop je vaak achter de feiten aan. Mensen komen voortdurend dingen vragen: hoe moet dit, waar is dat? Die onrust is weg en dat scheelt ons uren in de week. Maar nog belangrijker vind ik dat medewerkers veel meer zijn gaan betekenen voor de organisatie. Als mensen op deze manier hun knelpunten opgelost kunnen krijgen, stimuleert dit eigenaarschap. Ze gaan ermee aan de slag omdat ze er de waarde van inzien. Het hele téam gaat ermee aan de slag.”
Er ontstaat een leercultuur?
Arjan: “Absoluut. Er komen van alle kanten oplossingen, je krijgt veel meer teamgeest. Er onstaat een betrokken sfeer. Dat vind ik echt onbetaalbaar. Je creëert een groep mensen die na vijf uur eigenlijk niet eens naar huis wil, gewoon omdat het leuk is. Dus de onrust is weg, maar de dynamiek wordt alleen maar groter.”
Wat heb je als mkb’er nodig om hiermee te starten?
Arjan: “Geld is niet het belangrijkste, het is meer de bereidheid om hier tijd voor vrij te maken. Als ondernemers moet je daar in de beginfase even sturend in zijn. Bij die allereerste teamsessie zag ik mensen denken: ‘oké, hij gaat weer wat vertellen…’. Maar dat was na tien minuten al voorbij.”
Voor welke bedrijven is dit nog meer interessant?
Arjan: “Voor alle bedrijven denk ik. Overal zijn processen met knelpunten die je kunt oplossen door kennis met elkaar te delen.”
Nicole: “De gemene deler zit denk ik in de behoefte om zelf, onafhankelijk van externe ontwikkelaars, kennis en kunde te ‘vangen’ en te delen.”
Dus je kunt dit als mkb’er echt helemaal zelf?
Nicole: “Ja. Met behulp van je medewerkers en van de Wisbits-community. Daar vind je allerlei suggesties: ‘wil je een kennissessie doen, dan is dit een leuke opdracht, dit zijn leuke vragen’. Het is echt de bedoeling dat Technicare mij niet meer nodig heeft.”
Arjan: “Al hebben we inmiddels ook plannen om een Technicare Academy op te starten. Het is grappig: vooraf heb je ideeën wat je met m-learnings wilt bereiken en dan brengt het veel meer teweeg dan je dacht.”
Wat is je tip voor andere mkb’ers die hiermee willen starten?
Nicole: “Als ondernemer word je misschien in eerste instantie aangetrokken door de winst in tijd en geld die je met m-learnings kunt boeken. Maar doe het wel samen met de werkvloer, anders ben je iets aan het maken wat niet aanhaakt op de leervragen die er zijn en dan schiet het z’n doel voorbij. M-learnings horen in een cultuur van online én offline leren. Het zijn de offline momenten samen, de teamsessies en de kennissessies, die richting geven aan wat er in de m-learnings staat. En uit die m-learnings komen weer vragen naar voren die je in sessies kunt oppakken. Het is een cyclus. Zo creëer je een duurzame blended learning community in je bedrijf.
Wisbits
doe-het-zelf-tool voor m-learning in het mkb
Mkb-partners:
– blendIN solutions
– Omnigen, TechniCare en Philogirl
(uit zorgnetwerk Life Sciences & Health 010)
– klankbordgroep van ondernemers uit de sectoren zorg, onderwijs en transport
Opbrengsten (tussenstand):
– een lerende cultuur,
– meer betrokkenheid en teamgeest bij werknemers,
– minder fouten/problemen tijdens het werk,
– meer tijdwinst en efficiency, minder bedrijfsrisico’s
Bijvangst:
nieuwe mogelijkheden voor customer support
Beleidsdoelstelling MKB!dee:
investeringen in menselijk kapitaal met het oog op digitalisering.
Bron: MKB!dee